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創業から7年間リモートワークしてる組織から共有したい3つのTips

こんにちは、Kaizen Platform公式note編集部です!

新型コロナウイルスの感染拡大が深刻な状況です。東京都などでの外出自粛要請をはじめとして、感染拡大防止のために不要不急の外出を避けることが呼びかけられていますね。

その影響で、急にリモートワークへの切り替えを余儀なくされた方も多いのではないでしょうか。

当社では、創業から7年間リモートワークを活用しています。2013年11月からビデオチャットの「Zoom」を使い始め、2014年7月からチャットツール「Slack」を使ってリモートワークを実践しています。(ある意味リモート先進企業だと言ってもいいんじゃないかなと勝手に思っております)

リモートワークは主に、
・ある程度タスクが固まっていて、自宅で集中して作業したい場合
・子育てや介護など家庭の事情を考慮し、通勤時間やオフィスにいる時間が生産性を低下させてしまうと考えられる場合

などで取り入れてきました。実際に社員によっては、週●日は完全にリモートワーク、地方にある実家で数週間リモートワーク、という形をとっている(いた)人もいます。

今回の新型コロナウィルスの影響で、現在は全社員がリモートでの仕事に切り替えていますが、これまでの知見を活かして、問題なくスムーズに業務をすすめることができています。

前置きが長くなりましたが、今回は、そんなKaizen Platformが実践して気付いた「リモートワークで気を付けるべきポイント」をまとめました。

・突然リモートワークに切り替わってうまく馴染めない
・リモートワークを始めたいけど、社内に知見がない
 
といった方に、少しでもお役に立てれば幸いです!

まず、「オフィスと同じように」過ごすのは難しいと理解しておく

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約7年間、リモートワークを実践してきた当社が最初にお伝えしたいのは、

!オフィスと同じように過ごすのは難しい!

ということです。えーーー!とがっかりされてしまうかもしれませんが、ここを理解しておかないと余計なストレスを感じる要因になってしまいます。

まずは自分が特殊な環境にいるんだということを念頭において、リモートワークへの移行によってどのような変化が起きるかを知っておくことが大切です。

一、自分でスイッチを入れる(習慣)

リモートワークに切り替えることで起こりがちな変化として挙げられるのが、なかなか仕事モードにカチッと切り替えられない、身が入らない、ということ。

多くの人の場合、「オフィスに行く」ことが、仕事のオンオフのスイッチになっているのではないかと思います。自宅では、自分で意識的にスイッチを入れる必要があります。

簡単なことでいいので、

・歯を磨く
・顔を洗う
・部屋着から着替える
・仕事用に飲み物を入れる(コーヒーやあたたかい緑茶など、適度なカフェインは効果的)
・スマートフォンの通知をオフにする(特にSNSはPCに入れないorデスクトップにおかない)
・スマートフォンを手が届かないところに置く

といった、通勤時と同じ行動や自分の気持ちが切り替わるような工夫をしてみましょう。(なんとなく受験やテスト前を思い出しますね……はるか遠い昔ですが)

二、オンライン会議をスムーズに行う

ビデオチャットを使ってオンラインで会議を行う場合に、必ずチェックしてほしいのが、

・ミュート(雑音を入れない)
・リアクション

です。これはつまり、「話し手への配慮」です。

当社ではオンライン会議を行う際、「音」に一番気をつかっています。相手の話が聞き取りづらいことは大きなストレスになります。ノイズだな……と思っても、誰かの話を割り込んで「ちょっと誰か雑音入っちゃってますよ!」とはなかなか言いづらい……。

「自分が思っている以上にマイクは周辺の音を拾ってしまう」と個々が意識して、話し手以外はマイクをミュートにすることを徹底しましょう。

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また、音つながりで言えば、質の良いスピーカーやマイクに投資をすることも、ひとつです。(自宅の話ではないですが、Kaizenでは「Jabra」というマイクとスピーカーが一体になったタイプのものを全会議室に設置しています。マイクだけのタイプのものに比べて聞きづらさや話しづらさが改善しました。自宅の作業環境をカスタムしたい方にはおすすめ)

さらに、オンライン会議は相手の反応が分かりづらかったり、発言のタイミングが難しかったりということも。

・積極的にリアクションをする
・置いてけぼりになる人がでないように、「〇〇さんはどうですか?」と発言のタイミングをつくる

マイクをオンにしている場合はまめに相槌をうつこと、カメラをオンにしている場合は、うなづくアクションがあると話し手は安心します。

Kaizenは会議で「Zoom」(ビデオチャット)を使用していますが、音声で入り込みづらい場合、チャットで質問やコメントなどのリアクションを打ち込むようにしています。その画面を見ながら、話者が質問を拾っていく、インスタライブのような感覚です。

また、オンライン会議は、対面のリアルな場での会議に比べ、マイクを通すぶん発言のハードルが高く感じる人も少なくありません。「〇〇さんはどう思います?」と発言を促すことで、話しやすい雰囲気をつくります。

「自分から切り出すほどでもないけど、聞かれたら喋りたいこと」って意外と会議には重要で、そこから新しく議論が発展することもあります。

そういった小さな声が拾えるかどうかもオフラインと差が生じやすいポイントです。

三、自分も仲間も気遣う(メンタルケア)

リモートワークでは、1日中誰とも話すことなく仕事が完結することもあります。人とのコミュニケーションによって発散できるものは大きく、1人になると、些細なことにも落ち込みやすくなります。(イライラすることも……)

実際にこれまでリモートワークを導入してきて、リモートでの作業はオフィスで仕事をするよりもネガティブになりやすい傾向にあることを実感しました。

メンタルが不調になりやすいことを、ある程度仕方のないことだと受容するのもある意味リモートワークのコツと言えます。

回避する方法として、当社では、

・チャット上での雑談
・テーマを設定したビデオチャットでの雑談会
・リモート飲み会

などを実践しています。

チャットでは雑談チャンネルをつくり、そこで気になるトピックやその日見たコンテンツなどをシェア。

ビデオチャットでは、部署内で週に1度1人ずつ10分間、持ち回りで好きなことをしゃべる「小噺」という機会を設けています。

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▲実際に小噺で話したトピック

(トークテーマは我が子の幼稚園の話だったり、好きなコーヒー豆の話だったり、仕事に関係ない話でもなんでもアリ)(普段の会議やミーティングではカメラは強制していませんが、ビデオチャットの雑談やリモート飲み会を行う際にはカメラをオンにしたほうが場があたたまりやすいです)

また、Kaizenでは「Slack」(チャットツール)を使用していますが、誰かの発言に対して、「読んだことがわかる」ようにスタンプを多く活用しています。

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▲こんな感じで、読んだ人からリアクションのスタンプがつきます。

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▲「ありがとう」「わかる」「さすが」といった文字のスタンプをカスタムすると便利!(→「カスタム絵文字を追加する」

もうひとつ、頭に入れておきたいのが、テキストでのコミュニケーションは、自分が送ったニュアンスよりも冷たい印象を与えやすいということ。

コミュニケーションが不足しがちなリモートワークでは、意見の食い違いや誤解が生じやすいということを念頭において、ちょっとしたやりとりでもテキストは普段以上に気を遣いましょう。

Kaizenが使っているツールやそのほかのTips

その会社にあったツールがあると思いますが、一応、当社が使用しているツールをまとめます。

テキスト:
・ゆるやかなリアルタイム性が求められがちなコミュニケーションでは「Slack」
・即時反応する必要がない、かつストックに近い形のコミュニケーションでは「Qiita」
・タスクごとに履歴を残し、スレッドとして分かれている方が良いコミュニケーションでは「Asana」
(※リモートであるかどうかにかかわらず、全員が普段から使用しています)

ビデオチャット:
「Zoom」(先にお伝えしたように、音声が聞き取れないのが最もストレスになってしまうので、喋らない人はミュート、良いマイクを使うなどの工夫をしています)

勤怠管理:
「ジョブカン」(基本的には自己申告制。「サボる人はオフィスだろうが家だろうがどこでもサボる」by須藤)

そのほか、メンバーから聞いたTipsをいくつか箇条書きでご紹介します!

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▲「Slack」での名前変更の例

自分が席を外す・休みたい場合は「Slack」の名前を変更したり、ステータスで状況を伝える(名前は、〇〇-オフライン、〇〇-4/8-4/10休み、など。ステータスでは、😷や🤒や🌴など絵文字で状況を表現)
・仕事から離れたいときは「Slack」の通知をOFFにする
・「Zoom」で自宅や周りを映したくない場合、カメラの背景画像を設定する(「バーチャル背景」の設定方法)
・「Zoom」アプリで外見の補正、化粧効果など特殊効果を付けられる(「外見を補正する」
・ノートPCの画面が小さくて見辛い場合、テレビを接続してモニター代わりに使用する(21インチはジャストサイズ!)
・家具家電サブスクを利用して、自分にあった作業環境を極める(テレワークキャンペーンを開催しているところもあるようなのでチェックしてみてください→「CLAS」

***

さいごに

ここまで、リモート先進企業として取り組んできたことをお伝えしました。ごく一部ですが、お役に立てれば幸いです。

コロナで急な対応を迫られて……とはじめたリモートワークでも、上手く活用できれば思ってもみなかった良い効果を生む好機になるかもしれません。

実際に、朝の準備時間や通勤の時間を省けたり、一人で黙々と作業できたり、自分の好きなように仕事環境をカスタマイズできたり(気晴らしに音楽をかけるのも自由!)とメリットも大きいです。

まだまだ大変な日常が続きそうですが、みんなで知恵を出し合って乗り切りましょう……!

参考記事:
https://www.nice2meet.us/why-working-remotely-is-one-of-core-values-for-kaizen-platform
https://developer.kaizenplatform.com/entry/takus/2018-07-23
https://media.kaizenplatform.com/n/ne1a010a8236a

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コメント (1)
電話会議に慣れている人は、話す冒頭に誰に対して伝えるのかを言うことで分かる。顔が見えないからこそいつもと違うことを留意しないといけない。
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